為密切聯系師生，暢通師生訴求反映渠道，西北農林科技大學從2013年5月起對原有書記、校長信箱的使用和管理方式進行調整，全力打造全新的“校長信箱”，及時、真實、廣泛地聽取全校師生員工對學校工作的意見和建議，促進學校各項工作開展。
公開透明 方便師生來信
學校調整后的校長信箱在校園網首頁設置校長信箱專欄，打破傳統E-mail一對一回復的模式，採用開放平台公開受理回復師生員工的來信。來信實行實名制，學校師生員工均可通過學號或工號登陸校長信箱向學校反映、咨詢教學、科研和管理服務等工作方面的問題，提出意見建議。為方便師生寫信，網頁特別設置了寫信幫助欄，對寫信、查詢、回復內容查閱等流程做了圖文並茂的說明。
學校校長信箱由校辦信訪秘書負責每天上下班前后至少4次定時查閱來信，負責對師生來信審核、發布、轉辦，一名副主任負責協調督辦緊急重大、多部門協作的問題。
及時回復 確保溝通渠道暢通
學校為保証校長信箱的暢通，專門修訂了校長信箱管理辦法，對師生反映問題的即時受理、快速分辦、協調聯動、督查督辦、限時辦結、統一答復、回訪反饋等做了明確要求。各單位收到批轉信件，須按注明限期辦結或回復。一般問題，要求在收信后24小時內答復﹔較為復雜的問題，在3個工作日內答復。對於一些特殊問題，需要調查研究才能做出實質性問答的，先回信說明情況。對於緊急或輿論關注的熱點、敏感問題，特事特辦，即時穩妥處置回復。
批轉處理的過程，在電子政務OA系統裡，全程留痕，一旦信件延誤回復，能通過后台第一時間追蹤到滯留處，更加利於督辦。
對於師生多次反映的同類問題，認真研判此類問題的處置、回復是否恰當，政策執行是否到位。對於階段性師生關注的熱點問題，如：學生保研、獎學金評定、教師職稱評定、職員晉升等階段性常規工作，要求部門主動在本單位網站予以公告說明。
扎實開展 務求取得工作實效
學校新的校長信箱投入使用以來，得到了師生員工的普遍關注，也得到了大家的廣泛認可。在溝通信息、集思廣益，改善學校管理服務、部門工作態度和工作水平等方面，發揮了積極、良好的作用，基本達到了密切聯系師生、傾聽師生心聲、解決師生困難、反饋師生建議、監督部門工作、提高管理效率的目的。
李闊是我校水建學院一名新生，身高1米92的他由於床鋪短、不方便生活，在校長信箱留言請求幫助。校長信箱及時回復了他，告知了他辦事程序，問題很快得到解決。李闊告訴記者，沒想到留言后不僅很快得到了回復，問題也很快得到解決，感謝校長信箱這樣的溝通交流平台。園藝學院輔導員陳龍在校長信箱留言希望能在學校安裝火車票自動售票機，方便師生取票。校長信箱及時回復了他。學校也積極與鐵路局聯系，近期將在我校南北校區安裝。陳龍接受記者採訪時說，新的校長信箱回復速度快、辦事效率高，發揮了應有作用，在師生中認可度很高。
此外，還有諸如提高路燈亮度、人才公寓道路調整、食堂飯菜質量、浴室環境、圖書館設施、網絡信號不穩定、校園治安綜合治理、學校有關服務人員態度不佳等問題，校長信箱都及時回復，有條件解決的立即辦理，需創造條件解決的，督促部門盡快提出解決方案，做出研究后及時辦理。從2013年5月至年底，校長信箱已處理師生來信353件，件件回復，辦理辦結來信186件。（王學鋒 趙靜）
